Преимущества

Преимущества использования СЭД

    Как не один раз уже отмечалось, системы электронного документооборота  предназначены для обеспечения сохранности и доступности документов, при этом обеспечивая возможность оперативной обработки документов. 

    Общепринятый функциональный набор СЭД обычно предоставляет возможности для осуществления:

  • Учета и обработки документов (входящие, исходящие, внутренние  и др.).
  • Учета обращения граждан.
  • Управления договорной деятельности.
  • Совместной работы над документами.
  • Назначения поручений и контроля их исполнения.
  • Ведения  номенклатуры дел.
  • Учета бланков строгой отчетности.
  • Формирования отчетных документов.
  • Электронного архива документов.
  • Полнотекстового поиска.
  • Автоматизация учета входящих документов за счет средств потокового сканирования.

    В расширенном варианте, функционал СЭД может предоставлять возможности для осуществления:

  • Управления проектной деятельностью.
  • Учета документов для претензионной работы.Доска
  • Согласования заявок/заявлений.
  • Организации проектных рабочих кабинетов (рабочих областей).
  • Использования календаря событий / мероприятий .
  • Ведения блогов (ECM системы).
  • Ведения форумов (ECM системы).
  • Он-лайн конференций (ECM системы).
  • Он-лайн переписки/ мессенджеры  (ECM системы).
  • Ведения базы знаний wiki (ECM системы).
  • Управления Email контентом (ECM системы).
  • Управления медиа-контектом (ECM системы).
  • И другое (специфика от  вендоров различных систем).

   Среди основных преимуществ обычно выделяют:

  • Обеспечение единого хранилища документов.
  • Обеспечение достоверности   данных.

   Вообще,  при описании преимуществ использования СЭД обычно их объединяют для всех участников процесса..  образно говоря, все яйца кладут в одну корзину..  При этом забывая, что для каждого участника СЭД предоставляет свой набор преимуществ. Приведем пример..

Что внедрение СЭД  обеспечивает для Руководителей?

  • Предоставляет оперативные средства для получения информации.Кресло руководителя
  • Повышает управляемость процессов.
  • Позволяет организовать совместную работу над документами.
  • Позволяет делегировать задачи по подготовке и согласованию документов.
  • Предоставляет средства для оперативного контроля исполнительской дисциплины.

 Что внедрение СЭД обеспечивает для Секретарей?

  • Сокращает сроки поиска необходимых документов.
  • Сокращает сроки для подготовки документов.
  • Облегчает подготовку мероприятий.
  • Повышает качество подборки материалов за счет достоверности данных.
  • Предоставляет средства для оперативного контроля исполнения поручений.

 Что внедрение СЭД обеспечивает для сотрудников Конструкторских и технологических служб?

  • Сокращает сроки поиска необходимых документов.
  • Сокращает сроки для подготовки документов.
  • Повышает актуальность данных документов. 

Что внедрение СЭД обеспечивает для Юристов?

  • Сокращает сроки поиска необходимых документов.
  • Сокращает сроки для подготовки документов (например, договоров).
  • Обеспечивает контроль сроков подготовки и исполнения документов.
  • Повышает актуальность данных документов.

 Что внедрение СЭД обеспечивает для сотрудников Финансовых служб?

  • Повышает надежность данных документов.
  • Обеспечивает сохранность документов.
  • Повышает скорость получения документов (например, при взаимодействии головного офиса и филиалов).
  • Сокращает сроки поиска необходимых документов (например, для проверок контролирующих органов).
  • Снижает расходы на хранение документов.

 Что внедрение СЭД обеспечивает для сотрудников ИТ служб?

  • Обеспечивает информационную безопасность компании.
  • Предоставляет возможность масштабирования системы.
  • Обеспечивает единое информационное пространство, в том числе за счет интеграции со смежными системами.

Что внедрение СЭД обеспечивает для Делопроизводителя?

  • Сокращает объем документооборота, в том числе бумажного.
  • Предоставляет оперативные средства для получения информации.
  • Обеспечивает централизованное хранение документов.
  • Сокращает сроки поиска необходимых документов.
  • Сокращает сроки по обработке документов.
  • Обеспечивает контроль сроков подготовки и исполнения документов. 

Что внедрение СЭД обеспечивает для Конечного исполнителя?

  • Обеспечивает регламентированность процесса по работе с документами.
  • Обеспечивает прозрачность процесса исполнения поручений.

  • Обеспечивает средствами совместной работы над документами.
  • Сокращает сроки рассмотрения документов, обращений, запросов и заявок.
  • Сокращает сроки поиска необходимых документов.

    Данный перечень возможных преимуществ  не конечен, преимуществ от внедрения СЭД может быть множество. Многое зависит от первоначальных целей внедрения СЭД и специфики работы компании.

Источник Ocnova.ru