Зачем нужен электронный документооборот

   
    В наши дни необходимость системы электронного документооборота перед организациями стоит особенно остро. Количество поступающих писем постоянно растет. Переписка с партнерами, клиентами, внутри филиалов организации - нескончаемый поток информации, который требует обработки и систематизации. Развитие Интернет ресурсов добавляет скорости в документопоток организации. И эти документы тоже необходимо регистрировать и принимать в обращение, исполнять.

    Как не заблудиться в ворохе бумаги, не упустить важные документы от исполнительных органов власти? Как быстро найти письмо от вышестоящей организации, потратив минимум времени на поиск?

    Для примера проследим путь договора на поставку оборудования, необходимого цеху №1 для выполнения срочного заказа. Начальник цеха №1 договорился с поставщиком и попросил его прислать договор для рассмотрения и заключения.

    Первоначально договор попадает к секретарю, проходит путь регистрации в журнале, который по обыкновению заполняется вручную. Затем договор оказывается на столе руководителя в ожидании резолюции. Он лежит в кипе бумаг, сиротливо дожидаясь своей очереди. На другой день очередь доходит и до него. Резолюция получена, и договор отправляется обратно к секретарю, чтобы начать путь согласования.

    И вот наш договор на 5 страницах копируется для юридической службы, для бухгалтерии, для планово-экономического отдела. Итого к нему прибавляется еще 15 страниц. Далее секретарь заполняет вручную журнал перемещения документов, а затем ножками разносит копии договора по указанным отделам. Попадая в отдел, договор регистрируется в журнале входящей корреспонденции этого отдела, а потом оседает в ворохе бумаг на столе.

    Копии договора живут своей жизнью, порой очень непредсказуемой. Некоторые из них теряются. Это не страшно, так как у секретаря есть оригинал, с которого можно опять снять еще одни копии. А если нет, то всегда можно полистать журнал и найти того, у кого есть оригинал. Затем начинается сложный процесс консолидации копий в единый договор со всеми исправлениями от заинтересованных служб. Обычно это затягивается дня на два, а то и больше с выявлением ответственного за это важное мероприятие, походом по отделам ,чтобы собрать копии копий с пометками согласующих служб.

    Наконец договор согласован, утвержден и торжественно подписан. Количество дней, затраченных на эту работу, в среднем колеблется от 8 до 15, и то если другая сторона договора не будет тратить время на согласование со своими службами. Руководитель вызывает начальника цеха №1 и радостно говорит, что договор подписан и по нему можно работать. На что начальник ему отвечает: необходимость в договоре отпала, поскольку клиент, узнав, что к работе еще не приступали, снял свой заказ и обратился к конкуренту.

    Знакомая ситуация, неправда ли? А сколько документов бесследно исчезает внутри организации? Ведь никто не подсчитывает стоимость затрат на поиск документов, их составление, согласование договоров и внутренних документов. Только по затратам на бумагу и картриджи для заправки принтеров можно приблизительно оценить сколько ресурсов организации съедает делопроизводство.

    Решением является внедрение системы электронного документооборота. В этом случае становится возможным оценить в денежном выражении время сотрудников, потраченное на делопроизводство. Появляется единый журнал учета входящих, исходящих и внутренних документов с четко обозначенной номенклатурой дел. Отпадает необходимость бесконечных регистраций внутри отделов. Программа отмечает пользователей, согласовывавших документ. Руководитель имеет возможность проследить весь путь документа, начиная от его регистрации в журнале, заканчивая отчетом исполнителя о проделанной работе.

    Многие организации отказываются от внедрения электронного документооборота, потому что живут сегодняшним днем и не задумываются о своих перспективах в будущем. Существует ошибочное предположение, что документооборот не влияет на бизнес. Однако это не так. Скорость движения документов внутри организации, качество обработки входящей информации влияет прежде всего на принятие управленческих решений руководителем.

    Эффект от внедрения СЭД - это в-первую очередь, повышение качества работы организации за счет выстраивания четкой иерархии подразделений, участвующих в документообороте, прозрачности их работы. Во-вторых, экономия финансовых и трудовых ресурсов в связи со снижением потребления бумаги и пр., перераспределением времени сотрудников на более востребованные работы.

Источник:http://www.stavanalit.ru/