Помогает ли внедрение электронных систем повысить эффективность бизнеса

Если вам зададут нескромный вопрос: «А какой у вашей фирмы оборот?», смело отвечайте: «Электронный!». Вплоть до недавнего времени считалось, что электронный документооборот — это «забава» исключительно для крупных компаний: для фирмы из нескольких человек это, казалось бы, только лишние траты и морока. Однако сейчас все иначе. И пусть статистики по проценту малых фирм, решившихся на его внедрение, нет, зато есть красноречивый признак: число различных систем, позволяющих хранить и пересылать документацию в «цифре» и ориентированных при этом именно на малые и средние предприятия, за последние годы выросло настолько, что сравнение их плюсов и минусов потребовало бы целой диссертации. Да и сами компании, их поставляющие, утверждают, что их клиентура растет сейчас в основном именно за счет небольших предприятий. Почему малый бизнес решается на переход к новой технологии? Только ли это дань моде — или внедрение систем электронной документации (СЭД) действительно помогает снизить расходы и облегчить жизнь?

Оборот невпроворот

Расставаться с древним как мир носителем важной информации хотят далеко не все. Более того, не всем это нужно. Глупо вводить электронный документооборот в мастерской из трех швей, занимающихся пошивом платьев, если всю продукцию вы, к тому же, продаете одному заказчику. А вот если сотрудников побольше, подрядчики и клиенты многочисленны и часть из них, например, проживает в других городах, тогда бумага может превратиться в настоящую проблему. И соображения экономии средств тут не за бумагу, а против нее: именно небольшие компании не могут себе позволить нанимать специального человека, который занимался бы бумаготворчеством: ведением архива, регистрацией входящих и исходящих писем, поиском и возвратом документов. Нерациональные траты рабочего времени сотрудников на поиск, пересылку, подпись документов, угроза потерять важную бумажку — обычный бич таких фирм. А если у вас еще и часть сотрудников работает дистанционно или и вовсе никакого офиса нет, а все сидят на «удаленке», вместо документооборота выйдет полная неразбериха.

Сколько стоит бумажный документооборот

Инфографика.jpg

На Западе уже подсчитали благодатный эффект внедрения ЭД для окружающей среды — но вряд ли для кого-то в России это будет стимулом, чтобы ввести его у себя на предприятии. А вот экономия средств, которую обещает это инновационное решение, - аргумент уже гораздо более весомый. Так, согласно исследованию, посвященному возврату по инвестициям в ЭД, электронный документооборот обходится в 5 раз дешевле, чем бумажный. Недаром, согласно другому исследованию, проведенному компанией Advanced Processing & Imaging, Inc., расходы на печать и копирование обходятся американской фирме со штатом в 20 человек в $177 000 ежегодно. Но дело не только в этом. Помимо сокращения затрат на бумагу и канцелярские принадлежности, переход к электронному документообороту влечет за собой ускорение информационных потоков внутри компании и сокращает затраты, возникающие в связи с поиском документов, восстановлением тех из них, что были утеряны и т.п. «Продвинутый предприниматель, который добьётся больших успехов, смотрит в будущее и знает, что даже в компании из 3 сотрудников важно систематизировать накапливающуюся информацию (финансы, отчеты, договоры, внутренние документы, поручения, контакты с контрагентами и т.п.), системно вести согласование документов, контроль поручений, контакты с клиентами компании и т.п.», - говорит Сергей Буренков. СЭД позволяют быстро отправлять тонны документов — контракты, счета, отчетность в ФНС России, ПФР, ФСС, а также складывать их все в удобный архив, где их потом удобно будет найти поиском. При этом документы, на которых есть электронная цифровая подпись, имеют юридическую силу.

— Есть довольно распространенное мнение, что малому и среднему бизнесу электронный документооборот не нужен: с одной стороны, он слишком дорог, с другой — эффективность его тем ниже, чем меньше сотрудников в компании. Так ли это? — В общем и целом так, но это относится к любым системам автоматизации и зависит от размера и вида деятельности компании. Например, та же система документооборота будет эффективна для компании любой численности, если вся деятельность этой компании сводится к работе с документами (юридические услуги, производство контента и т. п). 

I'mso СЭД!

«Не умножай опции сверх необходимого», - сказал бы британский философ Уильям Оккам, будь он знаком с современным программным обеспечением. Один из главных мифов, в который верят владельцы небольших предприятий, состоит в том, что для малого бизнеса не нужны такие сложные штуки, как системы электронного документооборота. Миф так живуч именно потому, что у него есть некоторая рациональная почва. «Это мнение совершенно справедливо, если пытаться внедрить в небольшой компании «тяжелое» решение, ориентированное на специфику и потребности крупных организаций, - говорит Сергей Полтев, менеджер по продуктам компании ЭОС. - Классические задачи, связанные с делопроизводством, действительно далеко не самые актуальные для малого бизнеса. А вот задачи эффективного доступа к данным, совместной работы над файлами, согласование договоров и других документов – более чем востребовано. К этому функционалу теперь уже смело можно добавлять обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами и удаленный доступ к документам». Увы, не все представители компаний так же честны, как г-н Полтев: порой разработчики и распространители СЭД пытаются «впарить» клиентам и совершенно ненужные им опции — под прикрытием рассуждений о революции в корпоративной культуре, которую они с собой принесут.

Электронный документооборот обходится в 5 раз дешевле, чем бумажный

Между тем, уже сейчас в России есть ряд СЭД, оптимизированных именно под малые и средние предприятия. Их особенность: легкая установка, минимальные настройки и простой «мануал». При выборе конкретной системы и необходимых функций эксперты советуют заранее определиться — а какой, собственно, цели вы хотите достичь? Если беда вашей компании — потеря документов и общая неразбериха в их хранении, вам с головой хватит электронного архива с возможностью поиска по метаданным, позволяющей обнаружить документ по любому из ключевых полей: дата создания, адресат, тип документа и т.п. Обычно фирмам с числом сотрудников до 10 человек такого архива хватает с головой. Если же сотрудников больше, и при этом ваша компания активно обменивается документацией с клиентами и поставщиками, требуется система посложней, позволяющая автоматизировать делопроизводство. Наконец, если цель — ускорить процессы на предприятии и повысить качество работы, тогда вам нужен полноценный автоматизированный документооборот. «Большим плюсом будет наличие средств отслеживания движения документов – как известно, одной из «болезней роста» малых и средних предприятий является трудность выстраивания системы контроля над деятельностью сотрудников, и здесь СЭД действительно может помочь», - говорит г-н Бейлезон.

Сами фирмы, перешедшие к новым технологиям, отмечают материальные эффекты этого шага. Так, 72% из 500 компаний-участников опроса, проведенного компанией CCH, a Wolters Kluwer Business, прямо заявили, что использование систем электронного документооборота сохраняет им деньги. Причем 74% компаний, давших ответы на вопросы исследования, относятся к небольшим — до 10 сотрудников. Впрочем, если вы не уверены, стоит ли вам последовать их примеру, вы можете провести эксперимент, начав с малого – внедрить СЭД для решения какой-либо одной задачи или на некоторый срок. Эта возможность тем реальнее, что компании-производители охотно предлагают такого рода пробные варианты.

Мы не ищем легких путей

Типы систем, о которых шла речь выше, подходят для большинства предприятий с небольшим числом сотрудников. Однако если ваш бизнес растет высокими темпами, и вы ставите перед собой задачу не просто облегчить работу с документацией, а например, понять, кто из подчиненных как работает, вам нужно нечто принципиально иное. В отечественной традиции все системы, позволяющие хранить и пересылать документы, называются системами электронного документооборота, но в зарубежной они обычно четко разделяются на DMS (Document management system) и Enterprise content management (ECM). Последняя группа систем решает совсем другие задачи. «Управление проектами и средства совместной работы не только гарантируют большую скорость обмена информацией, но и дают сотрудникам мощный инструмент для отслеживания своих задач, а руководителю — постоянную возможность держать руку на пульсе, - поясняет на примере системы eDocLib Сергей Полтев. - Плюс аналитические возможности – эффективность работы по сотрудникам, клиентам, регионам, дням недели и т.п.».

Системы управления информационными ресурсами предприятия, такие, как Microsoft SharePoint или IBM ECM — инструмент стратегический, и в этом смысле он открывает для владельца компании куда более широкие горизонты. Именно эти системы сейчас активно завоевывают офисный мир: по данным Gartner, в 2011 году объем рынка ECM составил 4,3 млрд долларов, продемонстрировав рост на 11,1%. Особенность таких систем — возможность не только архивировать буквально всё, что сотрудники создают в ходе их работы, но и наладить совместную работу над каждым из документов. Встроенный календарь позволяет расставлять дедлайны и фиксировать время и успешность по каждой из задач. «Важная особенность - мобильный доступ: возможность всегда и везде получить необходимую информацию (например, о предыстории работы с клиентом, о заказах в работе, о состоянии склада, сроках поставки и т.п.)», - говорит г-н Полтев.

Впрочем, как показывают данные, полученные сообществом AIIM, даже в США многие компании предпочитают сочетать современные системы управления бизнес-процессами с более традиционными методами. Так, в 29% компаний, использующих SharePoint, эта система может дублироваться другими СЭД или даже другими, более древними ECM, хотя в этом нет практически никакого смысла. Старое отмирает постепенно и с боем. Впрочем, ситуация, когда системы управления цифровыми документами конкурируют не с бумагой, а друг с другом, - уже определенный прогресс.

Источник  - "Деловая среда"