Юридически значимый электронный документооборот: год великого перелома


    О преимуществах электронного документооборота перед бумажным сказано уже очень много, однако все эти «плюсы» могут быть нивелированы за счет «минусов» отсутствия юридической значимости электронных документов. Между тем, именно признание юридической силы электронных документов делает перспективы действительно безграничными. Проблема в том, что если решение о внедрении системы электронного документооборота принимает руководство компании или ведомства, а функциональные возможности СЭД ограничены лишь разработчиком приложений, то признание юридической значимости зависит, прежде всего, от регулятора, который может способствовать развитию электронного документооборота в стране или «тормозить» его. В этом отношении именно 2010 год стал фактически переломным.

Тонкий лёд СЭД

    Казалось бы, чего проще – на уровне руководства компаний договориться с поставщиками и клиентами и начать обмен электронными документами. Перспективы такого обмена весьма радужные: и скорость обмена документами в электронном виде значительно выше, чем при бумажном документообороте, и процесс внесении поправок и согласования документов также становится проще. Да и экономическая выгода использования СЭД уже всем известна – начиная с экономии на затратах на курьерскую службу, распечатку и содержание печатного оборудования и заканчивая штрафными санкциями за нарушения сроков договоров из-за потери того или иного документа.

    Однако не все так гладко в процессе использования СЭД – по крайней мере, в нашей стране. В случае рассмотрения каких-либо споров в судебном порядке может возникнуть вопрос о правомерности признания документов, которыми обменивались компании или ведомства. Прежде всего, эти проблемы могут быть связаны с использованием электронной подписи (ЭП) – вопросы ее регулирования еще до конца не решены.

   К примеру, до сих пор возможность использования ЭП россиянами при нахождении за границей России может быть расценена как контрабанда – вывозить из страны средства криптозащиты нельзя. С такой же проблемой столкнутся все компании, ведущие бизнес с зарубежными партнерами: те ЭП, которые смогут использовать иностранцы, не будут юридически значимыми в России, а российские ЭП, соответственно, не смогут использовать иностранные контрагенты.

    Разумеется, решить вопрос с использованием ЭП может только государство. Надо отдать должное регулятору: в последнее время сделано многое для продвижения электронного документооборота. К примеру, в законодательство введено понятие «электронный документ», появилась рабочая версия CMIS, нового стандарта, обеспечивающего интероперабельность различных систем. В конце 2010 года Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии России зарегистрировало в качестве государственного стандарта открытый формат для офисных документов OpenDocument (ODF) как ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010.

    Значимыми являются и инициативы отдельных государственных ведомств. К примеру, Федеральная нотариальная палата в конце 2010 года объявила о намерении снабдить каждого нотариуса в России электронной цифровой подписью. Федеральная налоговая служба России утвердила форматы целого ряда электронных документов: запрос на представление информационных услуг, обращение в целях получения информации, акт сверки расчетов, выписка операций по расчету с бюджетом, справка о состоянии расчетов с бюджетом для граждан и компаний. С одной стороны, это, конечно, капля в море, но с другой – именно такие шаги должны постепенно привести к тому, что электронный документооборот станет действительно юридически значимым.

На расстоянии шага

    О том, что мы все-таки двигаемся вперед по пути приближения к юридически значимому электронному документообороту, а не топчемся на том же месте, говорит, к примеру, тот факт, что государственные органы, учитывающие возможность применения смешанного (бумажного и электронного) документооборота при сдаче отчетности, придают электронной версии статус обязательной. Так, Пенсионный фонд Российской Федерации с конца 2010 года объявил о том, что сдача отчетности в бумажном виде возможна только вместе с электронной копией на съемном носителе и с ее одновременной отправкой по электронной почте.

    Еще одним, весьма важным шагом вперед за последнее время стало принятие в середине прошлого года закона, согласно которому появилась возможность выставлять и отправлять счета-фактуры в электронном виде. Для того, чтобы счет-фактура получила статус юридически значимого документа, необходимо подписать ее с помощью ЭП руководителя организации или другого уполномоченного лица. Кроме того, необходимо согласие обменивающихся счетами-фактурами организаций и наличие у них совместимых технических средств для их получения и обработки.

    Правда, на данный момент еще не решены некоторые вопросы, хотя уже и есть те, кто начинает обмениваться с контрагентами электронными счетами-фактурами. Так, необходимо утвердить единые формы счетов-фактур, после чего масштаб использования данного вида электронных документов вырастет в разы.

    Электронный оборот счетов-фактур – потенциально очень востребованный процесс, так как может оказаться и для бизнеса, и для госведомств весьма выгодным. Компании при этом получают финансовые «плюсы», сокращая издержки на бумагу и другие расходы на печать документов, отправку по почте или через курьерскую службу, снизятся и затраты на архивирование документов. Также к плюсам стоит отнести и защиту от просрочки выплат или поставок по счетам-фактурам и отсутствие бухгалтерского «аврала» при сдаче отчетности – эти ситуации как раз и возникают в случае опоздания или потери нужных документов. Контролирующие ведомства, в свою очередь, получают упрощенную процедуру проверки документации, в том числе – возможность ее автоматизации. Кроме того, электронный оборот счетов-фактур увеличивает прозрачность документооборота и в целом ведения бизнеса подотчетной компании.

От теории к практике

    «Преимуществами обмена первичными бухгалтерскими документами в электронном виде могут уже сейчас воспользоваться любые организации. Однако наибольшие преимущества от такого обмена получат холдинговые структуры, дилерские сети, компании, оказывающие регулярные услуги (например, обслуживание техники, сопровождение ПО, предоставление площадей в аренду, услуги связи) и другие организации, осуществляющие взаимодействие на регулярной основе», - рассказывает Сергей Полтев, менеджер по продуктам компании «Электронные Офисные Системы». - На сегодняшний день решения ЭОС для автоматизации документооборота включают в себя (в качестве дополнительных опций) весь необходимый инструментарий для организации юридически значимого электронного документооборота, в том числе первичных бухгалтерских документов. Нами разработан интеграционный модуль «Дело-1С», объединяющий работу с документами в СЭД «Дело» и в продуктах семейства «1С» версий 7.7 и 8.x. С помощью этого модуля пользователи получают интерфейс доступа из «1С» ко всем возможностям СЭД «Дело»: это и доступ к электронному архиву, согласование и подписание проектов документов, и использование ЭП и другие функции. То есть, объединяя возможности 1С и «Дело», мы получаем уникальный инструмент для работы с первичной бухгалтерской документацией в электронном виде. Интеграционный модуль позволяет реализовать различные методологии работы пользователей в «1С» и «Дело» в соответствии с принятой на предприятии организацией бизнес-процессов. Например, для бизнес-процесса реализация товара электронное взаимодействие можно реализовать по следующей методологии. Расходная накладная формируется в системе «1С», после чего она автоматически регистрируется в СЭД и ее средствами направляется на визирование и подписание должностным лицам внутри компании и контрагенту. Визирование и подписание осуществляются с помощью электронной цифровой подписи. После подписания накладной с обеих сторон в «Дело» в «1С» поступает информация об этом факте. Увидев эту информацию, пользователь из «1С» осуществляет проверку подлинности всех ЭП документа. Если ЭП валидны, то он принимает данный документ к бухгалтерскому, налоговому и управленческому учетам. Таким образом, использование модуля интеграции «Дело-1С» позволяет значительно повысить оперативность взаимодействия, снизить расходы на доставку, риск пропажи оригиналов документов и дает другие преимущества. В будущем мы планируем предоставлять аналогичные решения и на базе других наших продуктов: «eDocLib:Документооборот» и EOS for SharePoint.

Раз ступенька, два ступенька

    С одной стороны, введение электронного обмена счетами-фактурами – лишь одна ступенька на лестнице, ведущей к полноценной системе юридически значимого электронного документооборота, ведь существует множество других видов документов, которые пока не могут существовать исключительно в электронной версии. С другой стороны, даже одна ступенька – это уже возможность оценить плюсы и минусы электронного документооборота, с которым придется иметь дело в будущем.

  Российским преимуществом, правда, как отмечают игроки рынка СЭД, пока недостаточно используемым, является тот факт, что многие европейские страны уже прошли период становления юридически значимого электронного документооборота и мы можем использовать чужой опыт и избежать многих ошибок. Однако наше отставание становится довольно критичным и все более значимым. К примеру, в России до сих пор не полностью регламентировано использование ЭП, а в Германии речь идет уже об упрощенном использовании ЭП: здесь с середины 2011 года подписание счетов-фактур квалифицированной ЭП уже не будет обязательным.

Источник: http://mskit.ru/news/n91535/