Возможности СЭД

Возможности систем электронного документооборота

Централизованное управление документами

Вне зависимости от размера предприятия, системы документооборота позволяют оперативно изменять формы документов, которые обращаются на этом предприятии. Например, чтобы изменить форму заявки на расходы по всем центрам ответственности нужно просто внести соответствующее изменение в шаблон заявки, хранящийся в системе. Тогда сотрудники, заполняющие такие заявки, не смогут подать документ устаревшей формы, поскольку заполнение и передача заявки также осуществляется в системе.

Поддержка жизненного цикла документов

Каждый документ, создающийся и обрабатывающийся на предприятии, должен пройти несколько установленных стадий. Например, корпоративный бюджет должен быть составлен, утвержден и исполнен в определенные сроки. После этого плановые и фактические показатели этого бюджета анализируются и направляются в архив. Системы электронного документооборота позволяют жестко контролировать жизненный цикл документов с учетом требований корпоративной среды, а также отраслевых стандартов и законодательства.

Коллективная работа над документами

С помощью системы электронного документооборота можно организовать коллективную работу над документом. Причем в ней могут принимать участие специалисты, находящиеся в разных офисах и даже в разных городах.

Системы документооборота позволяют хранить множество версий одного документа. Кроме прямого изменения документов, системы электронного документооборота позволяют аннотировать документы, то есть вставлять примечания и комментарии к ним без изменения самого документа.

Обеспечение конфиденциальности

Важной особенностью систем электронного документооборота является возможность подписывать документы с помощью электронной подписи и зашифровывать их. Это позволяет не только подтверждать подлинность документа и однозначно определять его автора, но и обеспечить безопасность хранения корпоративной информации.

Маршрутизация документов

Если при отсутствии системы электронного документооборота сотрудник, участвующий в формировании того или иного документа, обязан четко знать, кому этот документ должен быть передан (его маршрут), то при использовании такой системы документ автоматически передается нужному лицу. Маршрутизация документов бывает жесткой и свободной. При свободной маршрутизации сотрудник может направить документ любому адресату. При жесткой маршрутизации пути документов регламентированы, но в особых случаях действие заранее определенных в системе правил движения документа может приостанавливаться (например, при необходимости отправки проекта документа на рецензию стороннему эксперту).

Интеграция с другими системами

Чтобы обеспечить целостность информации, обращающейся внутри компании, системы электронного документооборота, как правило, должны и могут быть интегрированы с другими системами управления предприятием –  бухгалтерскими, производственными, финансовыми, аналитическими и т.д. Благодаря возможности интеграции системы документооборота часто используют в виде связующего звена между разными программами.

Документы из всех систем, которые логически связаны с данным документом, называются контекстом. Контекст может включать содержимое электронной и бумажной переписки, аудио- и видеозаписи, факсы, протоколы заседаний, платежные документы и т.д. Контекст может присоединяться к документу вручную или автоматически.