Основные принципы СЭД

Основные принципы электронного документооборота:
  • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

  • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

  • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

  • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

  •  Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных отчётов.

  • Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях.

  • Поддержка системы контроля качества.

  • Накопление информации, управление данными и регламентирование доступа.

  • Формализация деятельности каждого сотрудника.
Сопоставление принципов традиционного бумажного и электронного документооборота:

Принципы традиционного бумажного 
документооборота

Принципы электронного документооборота

Понятие документооборота ограничивается движением документов в конкретной организации

Понятие электронного документооборота включает как внутренний, так и внешний документооборот

Разграничение технических и содержательных операций при работе с документами, отделение их в процессе работы

Стирание грани между техническими и содержательными операциями при подготовке документов и в процессе документооборота при использовании современных информационных технологий

Сосредоточение большей части формальных и технических операций с документами в делопроизводственной службе, а содержательных — в других подразделениях организации

Сотрудники организации (включая специалистов 
и руководителей) становятся непосредственными участниками электронного документооборота в рамках деловых и управленческих процессов

Прямоточность, т.е. сокращение возвратных перемещений документов 
в организации

Оптимизация деловых и управленческих процессов, маршрутизация документов в организации на основе корпоративных информационных технологий, возможность одновременной работы над электронным документом несколькими участниками документооборота

Отказ от регистрации большинства внутренних документов

Регистрация в СЭД всех основных категорий документов организации, в том числе внутренних, а также учет проектов документов и применение процедур электронного согласования

Однократная регистрация документов 
в организации

Однократная регистрация документов в СЭД (включая те случаи, когда к ней подключены подведомственные данной организации объекты или другие участники, объединенные корпоративным соглашением)

Централизация операций по регистрации, приему и отправке документов

Ведение единой регистрационной базы поступающих и отправляемых (входящих, исходящих и внутренних) документов с возможностью децентрализации приема документов, их регистрации и отправки

Делопроизводственная служба выполняет техническую работу и обслуживает руководство и другие подразделения организации

Документационная служба организует управление документацией и документооборотом в организации, выполняя при этом те задачи и виды работ с документами, которые требуют централизации