Внедрение

   Внедрение системы электронного документооборота позволяет повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях любой формы собственности.

   Однако выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и начнет приносить заметный эффект, предстоит процесс внедрения. Качественное внедрение - одна из главных задач, стоящих перед компанией-интегратором

   Классическое внедрение системы электронного документооборота состоит из нескольких этапов: предпроектное обследование (описание предприятия), детальное описание существующего документооборота и его оптимизация, разработка (закупка) и настройка системы, опытно-промышленная эксплуатация, промышленная эксплуатация системы.

Этапы внедрения 

Обследование и разработка рекомендаций

   На этапе обследования и анализа действующей модели документооборота заказчика, построения модели работы с документами с применением автоматизированной системы используется подготовленный компанией перечень типовых вопросов по организации делопроизводства в данной организации. Для составления целостной картины о существующей схеме документооборота исследуются структура организации и деятельность ее подразделений, виды используемых документов и маршруты их движения и согласования, полномочия участников деловых процессов и определение их ролевых функций в системе, существующие в организации функции контроля и формы отчетности. 

    Результаты анализа и рекомендации по построению оптимальной модели документооборота могут быть по желанию организации-заказчика оформлены в виде специального отчета.  

Внедрение и установка программного обеспечения 

   Установка и настройка сетевого программного обеспечения, СУБД, программного обеспечения на сервере и рабочих местах пользователей могут осуществляться силами специалистов организации-заказчика или с привлечением специалистов нашей компании. 
   Базовые (обязательные для заполнения) и дополнительные справочники системы могут быть сформированы заказчиком самостоятельно после или в процессе прохождения курса технолога, в противном случае для заполнения справочников системы и ее настройки могут привлекаться специалисты компании "Референт". Это касается и регистрации пользователей системы и описания их прав доступа.

Обучение и эксплуатация 

   После доработки системы, на основании выявленных в ходе опытно-промышленной эксплуатации системы ошибок, системы электронного документооборота вводится в промышленную эксплуатацию. На данном этапе проводится консультирование и обучение пользователей новым функциям системы, мониторинг работы системы и предупреждение возникновения сбоев и ошибок в системе,  так же можно производить дальнейшее развитие системы, посредством добавления новых функций или внедрения новых модулей системы.

  Один из важнейших пунктов, интересующих клиента - сроки выполнения работ по внедрению. Они в свою очередь зависят от комплекса факторов:

Факторы влия ющие на сроки внедрения

    Командная работа компании-интегратора и клиента является залогом успешно проведенного внедрения, итогом которого станет эффективно функционирующая система электронного документооборота, полностью удовлетворяющая нужды вашей компании.